Een congres organiseren

De locatie voor het congres, seminar, symposium of conferentie is één van de eerste zaken die van belang is. Hoeveel deelnemers of bezoekers komen er in verband met de grootte van de locatie. Is het een fysiek evenement of wordt het een hybride evenement? Maar ook wat gaat er plaatsvinden. Alleen sprekers of ook live muziek ter afsluiting bijvoorbeeld? In dat laatste geval moet er gekeken worden of dit toegestaan is op de locatie. Ook belangrijk: komt het merendeel met de auto dan is voldoende parkeergelegenheid belangrijk of is juist een centrale plek vlakbij openbaar vervoer meer van belang voor uw doelgroep.

VidéPro heeft met diverse locaties een nauwe samenwerking, onder andere in Flevoland, Amsterdam en Eindhoven. Deze locaties zijn heel verschillend van elkaar en hebben ieder op zich een eigen uitstraling en andere mogelijkheden. Hebt u zelf een locatie op het oog en wilt u voor de zekerheid kijken of dit past bij de inhoud van uw evenement, komen we graag kijken. We kunnen dan meedenken of de locatie geschikt is voor video, livestreams, geluid etc.

Hier kan VidéPro een grote rol spelen. Video is content die mensen gemakkelijk oppakken en die goed blijft hangen, denk aan interviews of testimonials die getoond worden in een plenaire presentatie. Ook kan een leuke video gemaakt worden voor schermen in pauzes of als er bijvoorbeeld stands komen in de gangen of andere zalen van de locatie.

Deze video content kan vaak ook hergebruikt worden op de website of social media. We zijn een creatief team en denken graag mee in welke content vooraf gecreëerd kan worden ter ondersteuning van het congres. 

Ook kunnen we de Mentimeter aanraden voor uw congres, seminar, symposium of conferentie. Mentimeter is een online tool waardoor deelnemers op locatie of thuis actief kunnen deelnemen aan (hybride) evenementen. Deelnemers kunnen meedoen via een eigen device (telefoon, laptop of tablet) en hun mening geven tijdens het congres. Maar ook kan de tool ingezet worden om kennis te toetsen. De deelnemers hebben geen eigen account nodig, reacties zijn dus anoniem. VidéPro kan van tevoren met u bepalen welke elementen van de Mentimeter passen bij het evenement. 

Indien u content hebt die u fysiek wilt uitdelen zoals drukwerk voorafgaand of tijdens het congres, kunnen we hiermee helpen doordat we nauw samenwerken met diverse bureaus.

Ook voor de technische kant van het organiseren van een congres bent u bij ons aan het juiste adres. Denk aan licht, geluid, livestream set-up en video, dit zijn allemaal dingen waar wij veel ervaring mee hebben.

Licht is heel belangrijk voor de aankleding van uw congres. Mensen moeten uiteraard goed zichtbaar zijn voor de bezoekers op locatie of eventueel thuis, maar licht bepaalt ook mede de setting en stemming van het congres. Er zijn veel mogelijkheden op het gebied van licht en we denken graag mee in wat er nodig is voor uw evenement. We kunnen een heel ingetogen lichtplaatje creëren tot extravagant. Het belangrijkste is dat licht past bij het thema van uw congres, seminar, conferentie of symposium. 

Geluid is ook essentieel. De mensen achteraan moeten de sprekers of de video's net zo goed verstaan als mensen voorin de zaal, maar uiteraard bij een hybride evenement moet het geluid ook goed zijn voor de kijkers thuis. VidéPro zorgt ervoor dat de sprekers goede microfoontjes dragen en een speaker set die het geluid mooi verdeelt over de ruimte. 

Als het congres, symposium, conferentie of seminar ook thuis te volgen is via een livestream ontzorgen wij u graag. We hebben alle benodigdheden en expertise in huis om te zorgen dat het evenement ook goed overkomt bij mensen thuis. We kunnen ook samen met u meedenken om te zorgen dat de mensen thuis zich echt betrokken voelen en actief kunnen deelnemen, bijvoorbeeld door vragen te stellen of meningen te geven, bijvoorbeeld met behulp van de Mentimeter. 

Zoals eerder beschreven kunnen wij video’s maken ten behoeve van het congres, maar als u eigen video’s hebt, kunnen we ook zorgen dat deze goed afgespeeld worden.