Achter de schermen bij het Facebook live event over Reuma

Facebook Live van A.Vogel
Over voeding en beweging bij reuma

'Een Facebook live event'

‘Informatief en leuk om naar te kijken!’
‘Interactief, zodat we zoveel mogelijk vragen kunnen beantwoorden!’
‘Voor een leuk budget, want we willen zien hoeveel meerwaarde een livestream heeft!’

Zomaar een greep uit de vraagomschrijving die wij van onze opdrachtgever kregen.

Vol enthousiasme gingen we aan de slag, om creatief mee te denken en een gave livestream neer te zetten over Reuma voor A.Vogel.

Het idee

Iedere livestream begint met een idee. Gelukkig had het marketing en communicatieteam van A.Vogel daar inhoudelijk al uitgebreid over nagedacht. De inhoud, onderwerpen, sprekers en presentator waren al uitgedacht en geregeld. Nu onze uitdaging: Hoe maken we van dit onderwerp een leuke webinar, waar mensen met plezier naar kijken, veel van leren en ook hun vragen durven te stellen.

Tijdens de eerste videocall die we met elkaar deden, werd de inhoud uitgebreid aan ons toegelicht. Al snel kregen we het idee, dat we niet een standaard ‘rondetafelgesprek’ moesten doen. En bij A.Vogel denk je toch snel aan de tuinen, natuur, planten en bloemen. Dus moest het een gezellige, natuurlijke setting worden. Een decor met veel planten, gezellige fauteuiltjes en een mooi beeld van een Echinacea veld op het led scherm.

Hoe doen we de interactie met deelnemers, waarvan er een paar duizend verwacht worden? Via chat! Een paar chat moderators houden tijdens het webinar de chat in de gaten en beantwoorden direct vragen. Eén chat moderator staat in direct contact met de presentatrice en filtert de vragen die zij aan de sprekers moet stellen. Op die manier kunnen veel vragen beantwoord worden en is het voor de kijker een laagdrempelige manier om vragen te stellen.

Aan het eind van onze videocall, spraken we af dat het team van A.Vogel het inhoudelijke programma zou mailen, zodat wij vanuit VidéPro met de inhoudelijke en technische voorbereiding aan de slag kunnen.

De voorbereiding

Het inhoudelijke script met globaal programma werken we uit in een draaiboek. Van minuut tot minuut wordt de show uitgewerkt, zodat alle onderwerpen aan bod komen. In het draaiboek bepalen we waar we welke naamtitel of video moeten instarten. Op die manier kan er tijdens de livestream niets overgeslagen worden. We weten dan ook meteen welke content we voor het live event moeten maken en wat de opdrachtgever moet aanleveren. Het draaiboek delen we met het marketing en communicatieteam van A.Vogel, zodat we er samen in verder kunnen werken.

Als het draaiboek staat, weten we hoe de uitzending gaat verlopen en kunnen we bepalen hoe we dit in beeld gaan brengen. Op welke positie zetten we de PTZ camera’s? En hoe gaaf is het als we tijdens dit webinar een camera op rails gebruiken! Dan kunnen we voor het podium langs rijden, zodat de beelden veel dynamischer worden. De roze bloemen van het Echinacea veld op het ledscherm worden de basis voor het lichtplan. Mooie roze en paarse verlichting langs de zij- en achterwanden van de studio.

Dan een nieuwe uitdaging

De presentatie wordt door de huidige maatregelen vanuit huis gedaan. Dus twee sprekers op het podium in de studio en presentatrice thuis. Maar we willen wel dat ze met elkaar in gesprek kunnen, alsof ze allemaal in de studio zijn…. Dan passen we het podium aan! Twee stoeltjes voor de spreker en een groot televisiescherm met de presentatrice. Zij krijgt het beeld en geluid van de studio thuis en de sprekers horen en zien haar in de studio. Alles is uitgedacht, uitgewerkt en klaar om de studio in te richten.

Showtime

Best spannend zo’n live event. Hoeveel mensen gaan er kijken? Wat voor reacties komen er? Worden er genoeg vragen gesteld?
Op de dag van de livestream is er geen tijd meer om daarover na te denken. In de studio wordt de hele dag druk gebouwd aan de techniek en worden camera’s, licht en geluid gesteld. Een paar uur voor de uitzending arriveren de sprekers en zit de presentatrice thuis voor haar webcam klaar. De chat moderators zijn in positie. En de technische crew, bestaande uit de livestream operator, schakel technicus, licht- en geluidstechnicus, regie assistent en cameraman, is er klaar voor.

Om te zorgen dat de hele uitzending vlekkeloos verloopt, iedereen weet wat de lijn van het programma is en alle techniek te controleren, wordt er een doorloop gedaan. Tijdens deze repetitie wordt onder leiding van de regie assistent, het hele programma doorlopen. Technisch worden alle instarts van bijvoorbeeld naamtitels en video’s gedaan. Sprekers oefenen delen van hun tekst en chat moderators testen de communicatie met de presentatrice. Vanuit de techniek krijgen de sprekers aanwijzingen welke camera’s ze moeten gebruiken als ze tegen het publiek praten. En natuurlijk wordt het geluid getest, zodat iedere spreker goed verstaanbaar is.

Dan starten we het live event op Facebook. We beginnen met een video, waarin we een aftelklok hebben gezet. De mensen kunnen dan alvast het live event bekijken en weten precies wanneer de uitzending start. Klokslag half 8 is het zover. Joan, de presentatrice, verwelkomd kijkers en sprekers. En dan gaan we los. Het wordt een geweldige webinar met enthousiaste en actieve deelnemers. De chat moderators typen hun vingers blauw om alle vragen te beantwoorden. Aan het eind van de uitzending krijgen we veel enthousiaste reacties en laten mensen weten dat ze veel geleerd hebben.

En daar doen we het voor!

Onze missie is geslaagd om een informatieve webinar op een leuke manier in beeld te brengen, zodat kijkers ervan leren, er met plezier naar kijken en actief meedoen. Dit is gelukt door een goede samenwerking met onze opdrachtgever voor de inhoud en onze ervaring vanuit de techniek. Teamwork!

Met inspirerende groet,

Marco & Petra