Online ALV of hybride ALV

Wilt u reiskosten en -tijd besparen, is er geen grote vergaderruimte beschikbaar en wilt u deze liever niet huren? Dan is een online ALV organiseren geschikt voor uw organisatie. Met de huidige technieken is een online ALV net zo goed te volgen en interactief te maken als een fysieke vergadering. Met goede technische begeleiding kunnen deelnemers online meepraten, stemmen en hun vragen stellen via chat. De livestream wordt opgenomen, waardoor deelnemers die niet aanwezig kunnen zijn later terug kunnen kijken. Maar ook voor bestuursleden en notulist is het handig om terug te kunnen kijken. Bijvoorbeeld om nog een keer te horen wat er over een bepaald onderwerp is besproken en afgesproken.

Hebben uw leden volle agenda’s, wonen ze verspreid over het land of zelfs de wereld? Dan is een online of hybride ALV iets voor uw organisatie. Aan een online vergadering kan je vanaf iedere locatie deelnemen, het kost daarom alleen de tijd van de vergadering. Er blijft meer tijd over voor een goede voorbereiding en is makkelijker in te passen in een bestaande planning. Heeft u sprekers die niet bij de ALV aanwezig kunnen zijn, dan kunnen wij hen via een inbelverbinding in de online ALV halen. Zij kunnen hun presentatie geven, in gesprek gaan met bestuursleden en vragen beantwoorden van de leden.

VidéPro kan op iedere locatie een mobiele studio opbouwen. We doen dit op verschillende locaties in Nederland. Bijvoorbeeld bij u op locatie, bij vergaderlocaties en congrescentra en zelfs op de maan! 

Door een studio op locatie te maken, kunnen we de bestuursleden en sprekers mooi in beeld brengen. Dit is voor de leden leuker om naar te kijken, dan wanneer iedereen thuis voor de webcam zit. We zorgen voor afwisseling in beelden en tonen informatie duidelijk op het scherm, zodat het boeiend en duidelijk is om de online ALV te volgen. Je kunt het zien als een tv uitzending, aangevuld met interactie van de online deelnemers.

Om een online ALV interactief en attractief te maken voor deelnemers, maken wij van uw agenda een technisch draaiboek. In overleg met u bepalen we de interactie. We kunnen deelnemers hun vraag via de chat laten stellen, maar het is ook mogelijk om een deelnemer het woord te geven en met elkaar in gesprek te gaan. Daarnaast zijn er diverse tools om te stemmen, meningen te peilen en ideeën te verzamelen. Alles wordt opgeslagen, zodat u achteraf de volledige rapportage ontvangt.

Wanneer een deel van de leden wel fysiek aanwezig kan en wil zijn, dan organiseren we een hybride ALV. Op locatie zijn bestuursleden en leden aanwezig. Maar er zijn dan ook leden die online deelnemen aan de Algemene ledenvergadering. In het draaiboek houden we rekening met een online en een fysiek programma dat goed samengaat. We zorgen voor voldoende schermen, zodat de online deelnemers in de zaal goed zichtbaar zijn. Camera’s in de zaal zorgen er weer voor dat zowel het bestuur, als de leden in de zaal in beeld gebracht worden. Zo krijgen de leden die er online bij zijn het gevoel fysiek aanwezig te zijn, ze worden 100% betrokken bij de hybride ALV.

Nieuwsgierig geworden en wilt u meer weten over de mogelijkheden van een online of hybride Algemene ledenvergadering voor uw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij denken graag met u mee om van uw ALV agenda een interactief programma te maken. Zowel online als hybride.