Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 23 september 2026
VidéPro respecteert de privacy van bezoekers, klanten en gebruikers van onze applicaties. Deze verklaring beschrijft hoe VidéPro B.V. persoonsgegevens verwerkt via de website, VidéPro CRM, de gekoppelde web- en iOS-apps en de Google-koppelingen voor communicatie, planning en rapportages.
Wie is verantwoordelijk?
VidéPro B.V. is verantwoordelijk voor de hier beschreven verwerking. Je bereikt ons via info@videpro.nl of 0320-82 00 00. Ons adres is Albatroslaan 156, 8241 CJ Lelystad. Ons KvK-nummer is 91168333.
Welke gegevens verwerken we?
Bij contact en opdrachten verwerken we de gegevens die je verstrekt, zoals je naam, zakelijke contactgegevens, berichten en informatie over je aanvraag of productie. Bij gebruik van onze applicaties verwerken we ook de account- en dossiergegevens die nodig zijn om de gekozen functies uit te voeren.
Voor Google-koppelingen hangt de toegang af van de ingeschakelde functie en de verleende toestemming:
Google-aanmelding: e-mailadres, profielgegevens en accountidentificatie om gebruikers te herkennen en hun toegang te controleren.
Gmail: afzenders, ontvangers, onderwerpen, berichtinhoud, bijlagen, labels en conversatiegegevens. Het CRM gebruikt deze gegevens voor zakelijke correspondentie, klantdossiers, mailconcepten, verzending en het ordenen van berichten. Met de daarvoor verleende rechten kan het labels aanpassen, berichten archiveren of naar de prullenbak verplaatsen.
Google Agenda: afspraken, deelnemers, tijden, beschrijvingen en locaties voor planning, beschikbaarheid en producties. Met de daarvoor verleende rechten kan de app afspraken aanmaken en wijzigen.
Google Drive: bestanden en bestandsgegevens voor document- en factuurfuncties. Deze koppeling gebruikt leesrechten voor de beschikbare bestanden.
Google Ads: account- en campagnegegevens, kosten, vertoningen, klikken, conversies en zoekwoordstatistieken voor marketingbeheer en rapportages. De CRM-functies kunnen ook campagnebeheer ondersteunen; het Groei-overzicht gebruikt rapportgegevens en zoekvolume.
Google Analytics en Search Console: website- en zoekprestatiegegevens voor inzicht in bezoeken, verkeersbronnen, pagina’s en vindbaarheid.
Waarom gebruiken we deze gegevens?
We gebruiken gegevens om vragen te beantwoorden, opdrachten uit te voeren, klantcontacten en zakelijke administratie bij te houden, afspraken te plannen en de werking en resultaten van onze eigen dienstverlening te begrijpen. Google-gebruikersgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de beschreven, voor de gebruiker zichtbare appfuncties. We verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertentiedoelgroepen of kredietbeoordeling.
Voor de uitvoering van een opdracht verwerken we de daarvoor noodzakelijke gegevens. Daarnaast verwerken we gegevens om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en voor ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke communicatie en beveiliging. Waar toestemming nodig is, zoals bij het koppelen van een Google-account en optionele cookies, vragen we die vooraf.
AI-functies en uitsluiting van modeltraining
Bij ingeschakelde AI-functies kunnen relevante berichten, documenten en dossiercontext worden verwerkt om bijvoorbeeld een samenvatting of mailconcept te maken. Daarvoor gebruiken we AI-dienstverleners, waaronder OpenRouter en Google AI Studio/Gemini, afhankelijk van de gebruikte functie.
AI-aanbieders mogen deze gegevens niet gebruiken voor modeltraining. Dit geldt ook voor gegevens uit Gmail, Google Agenda, Google Drive en andere Google Workspace API’s. Deze Google-gebruikersgegevens worden niet gebruikt om algemene of gedeelde AI- of machinelearningmodellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. Verwerking door AI-dienstverleners is beperkt tot het uitvoeren van de betreffende appfunctie.
Opslag, delen en beveiliging
Voor hosting, opslag, synchronisatie en appfuncties maken we gebruik van technische dienstverleners, zoals Google Firebase/Firestore en Vercel, en de hiervoor genoemde AI-dienstverleners. Zij verwerken gegevens voor het leveren van die functies. Gegevens kunnen daarnaast worden gedeeld met de ontvangers aan wie een gebruiker een bericht of document laat versturen, of wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
We beschermen de gegevens met toegangscontroles, beveiligde verbindingen en verwerking van Google-koppeltokens op de server. Het CRM gebruikt Google-toestemming en toegangstokens voor de koppeling; je Google-wachtwoord wordt daarvoor niet aan het CRM verstrekt. De app voert eigen controles uit op de toegang tot interne functies. Geautoriseerde medewerkers kunnen gegevens gebruiken voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren klantgegevens tot twee jaar nadat een klant niet meer actief is. Daarna verwijderen we deze gegevens. Dit geldt voor de bij de klant behorende gegevens in onze applicaties, waaronder gesynchroniseerde correspondentie, agenda- en dossiergegevens en documenten, en voor de bewaring daarvan in back-ups.
Alleen wanneer een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft, bewaren we de betreffende gegevens zolang die verplichting geldt. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor facturen en andere fiscale administratie. Deze uitzondering geldt niet automatisch voor het volledige klantdossier.
Google-toegang intrekken en gegevens verwijderen
Je kunt een koppeling in de app ontkoppelen en de toestemming intrekken via de beveiligingsinstellingen van je Google-account: Google-accountverbindingen. Ontkoppelen stopt de betreffende synchronisatie, maar verwijdert niet automatisch eerder gesynchroniseerde gegevens uit het CRM. Daarvoor gelden de bovenstaande bewaartermijnen en kun je een verwijderverzoek indienen. Gmail en Agenda kunnen een Google-aanmeldclient delen; toestemming intrekken kan daardoor meerdere gekoppelde functies raken.
Neem voor inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdracht van je persoonsgegevens contact op via info@videpro.nl. Vermeld op welk account of welke gegevens je verzoek betrekking heeft. We controleren de identiteit van de verzoeker en behandelen het verzoek volgens de toepasselijke privacyregels. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies en wijzigingen
De website gebruikt noodzakelijke cookies om te functioneren. Voor optionele statistieken en marketing vragen we toestemming via de cookie-instellingen. Je kunt die keuzes daar aanpassen. Bij wijzigingen in deze verklaring passen we de datum bovenaan aan; verandert het gebruik van Google-gegevens, dan informeren we gebruikers daarover.
Google API Services User Data Policy
Het gebruik en de doorgifte van informatie die VidéPro CRM ontvangt via Google API’s voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor Limited Use. Google-gebruikersgegevens worden uitsluitend gebruikt en gedeeld voor de in deze verklaring beschreven appfuncties en worden niet verkocht of ingezet voor modeltraining.